LUMARJ – Administração de Condomínios

Comunicação condominial que funciona: Como fazer?

Na gestão do condomínio, o síndico lida com uma grande quantidade de informações que precisam ser passadas para os condôminos. Para evitar mal-entendidos, ter transparência e gerar confiança nos moradores, é essencial organizar a comunicação condominial.

Este processo de planejamento e organização é necessário para otimizar o tempo do síndico e deixa-lo mais eficiente, vantagens importantes para quem divide as responsabilidades do condomínio com outras atividades. Ter processos claros de comunicação evita conflitos por desinformação, além de reduzir a quantidade de chamadas ao síndico para tirar dúvidas, relatar ocorrências ou solicitar informações.

A circulação de avisos e informações no condomínio deve ser clara, concisa e objetiva, deixando o mínimo de margem possível para interpretações equivocadas. Além disso, é importante que o síndico saiba que qualquer manifestação dele por escrito, áudio ou vídeo, mesmo que em aplicativos de mensagens, é um registro legal e sua responsabilidade.

Mas, afinal, como colocar em prática um bom plano de comunicação no condomínio? Primeiramente é preciso separar um tempo para organizar sua estratégia e meios de comunicação online e físicos que serão utilizados. Listamos alguns canais de informação possíveis e o melhor tipo de conteúdo a ser veiculado em cada um deles a seguir:

Físicos:

Os canais físicos são os mais tradicionais canais de comunicação nos condomínios, pois são as áreas comuns, onde todos os moradores têm acesso. É uma vantagem própria da comunicação condominial.

Elevador: circulação quase obrigatória para os moradores. Recomenda-se usar para questões mais urgentes, recados importantes, textos pertinentes aos assuntos do condomínio.

Garagem: é uma área de grande circulação também, ainda mais em condomínios onde muitos moradores têm costume de sair apenas de carro, porém não deve ser o único canal utilizado para veicular uma informação importante. Recomenda-se usar para reforçar mensagens que já estão afixadas em outros canais.

Circular: Geralmente é uma folha impressa deixada na portaria, na caixa de correio dos moradores ou enviada por baixo da porta de cada unidade. Recomenda-se usar para notas, avisos, informações sobre serviços, orientações e etc.

Hall de entrada: é um local de circulação de grande volume de condôminos. Recomenda-se usar para dar espaço aos prestadores de serviço fazerem suas comunicações, se forem relevantes para os moradores.

Digitais:

Nos dias de hoje as pessoas se falam mais por meios digitais do que presencialmente, principalmente os mais jovens. Por este motivo, a comunicação condominial deve se estender para estes canais também, visando alcançar o maior número de pessoas com qualidade e eficiência.

Redes sociais: Instagram, Facebook e WhatsApp são as mais populares no Brasil e, além serem gratuitas, estão disponíveis nos smartphones. Nelas, é possível criar grupos para troca de mensagens e canais de informação. Mas para que essa comunicação não seja incômoda, é necessário que esses grupos possuam regras de conduta e de não compartilhamento de assuntos não pertinentes ao condomínio. Recomenda-se usar para assuntos urgentes, pedidos de reparos, avisos sobre interrupção de serviços, lembretes de reunião ou assembleia, grupos de discussão sobre temas específicos.

E-mail: O e-mail tem um caráter mais formal e perene, ao contrário das redes sociais. A comunicação condominial por e-mail gera economia com a redução do consumo de papel. E além de comunicados pontuais, pode ser utilizado para informativos mensais fixos e newsletters, que são meios interessante de divulgação, pois dão transparência à gestão do síndico e aproximam os moradores uns dos outros. Recomenda-se usar para compartilhar regras de convivência do condomínio, ausência de prestadores de serviços, comunicar as novidades daquele período, datas comemorativas e etc.

Por fim, são muitas as possibilidades de comunicação interna em um condomínio. Envolva os moradores nesse planejamento, escolhendo juntos quais os canais mais interessantes e quais informações serão repassadas. A comunicação condominial é aliada da segurança. É importante o síndico sempre relembrar as regras de convivência que garantem a segurança de todos e manter as recomendações à vista. Uma boa comunicação condominial é um grande passo para uma gestão mais eficiente, o que traz transparência e aumenta a capacidade participativa dos moradores.

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