LUMARJ – Administração de Condomínios

Prestação de Contas em condomínio

O sistema de prestação de contas exige a apresentação de relatórios, os quais contêm informações sobre as transações econômicas apresentadas em um determinado período de tempo. Esses documentos precisam conter dados detalhados sobre ativos líquidos e ativos totais, despesas e receitas. Em suma, é necessário fornecer todos os documentos originais, pois isso comprovará as despesas e receitas, garantindo assim o valor legal das contas. O dever do síndico de se reportar à assembleia de condóminos todos os anos é baseado na lei e é muito importante. Realizar um “exame de raio-X” do dinheiro do condomínio na reunião de responsabilidade, relatar as taxas cobradas como despesas diárias, fundos de reserva, fundos de engenharia e qualquer repartição, bem como as taxas usadas para cada um desses itens e mostrar a unidade tudo Se a arrecadação corresponder às despesas incorridas no período.

O síndico deve ser fazer a prestação de contas durante a assembleia geral. Isso não significa que toda a montagem e construção do processo deva ser feita por ele sozinho. Administradores de apartamentos, subsídios e até residentes podem ajudar a desenvolver este documento.

É extremamente relevante disponibilizar nessa assembleia a inadimplência existente e as certidões negativas de débitos do Condomínio, a fim de demonstrar a situação perante o INSS, FGTS, ISS, dentre outros. Necessário também reportar aos condôminos se as obrigações legais do Condomínio estão sendo atendidas, se os laudos e certificados encontram-se dentro dos prazos de vencimentos, merecendo destaque o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), laudo de SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas); laudo das instalações elétricas, laudo das instalações de gás, laudo das caixas d’agua, RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores; sistema de combate a incêndio, dedetização, seguro predial e outros.

Organizar uma apresentação que inclua todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que precisa de preparação. Existem vários documentos que devem ser recolhidos e explicados. Se estiver alugando pela primeira vez, é provável que se perca em toda essa papelada. Portanto, decidimos explicar alguns dos documentos básicos que devem ser entregues ao prestar contas para o condomínio:

Relatório de receitas

O documento é dividido em duas partes: proprietários de unidades adimplentes e inadimplentes. Neste último caso, a taxa de atraso deve ser adicionada à taxa de condomínio. Outra receita possível é o valor do aluguel de áreas comuns em condomínios.

Relatório de orçamento

O relatório de orçamento deve reexaminar o orçamento de receitas e despesas determinado no início da gestão, compará-lo com a situação concluída e analisar a diferença entre as despesas planejadas e as despesas reais.

Balancete

É um resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como dos saldos mensais e atuais. Por meio desse documento, as contas podem ser apresentadas mensalmente.

Saldo do mês atual: É a diferença entre a receita e a despesa do mês atual.

Saldo atual: é o valor total em dinheiro do condomínio. Para calcular esse valor, basta adicionar o saldo de caixa do apartamento do mês anterior ao saldo do mês atual.

Relatório de despesas

Para facilitar o entendimento, este relatório está dividido em três contas:

Fixo: folha de pagamento, contrato fixo, seguro, administração e outros itens que sempre têm um valor muito próximo do mensal;

Variávelmanutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal

Adicional: Engenharia ou manutenção extraordinária

Porém, mais importante do que fazer o balanço,  é mostrá-lo claramente aos condôminos. No início da reunião, é interessante que o síndico ou administradora distribua um relatório que contenha detalhes que serão discutidos na apresentação das contas, como uma comparação com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior. Compare a previsão com os custos reais e respetivas distorções, e explique de forma clara e simples as razões dos custos. Use a divisão de itens como funcionários, consumo, manutenção, consumíveis, etc., o que ajuda a entender. É importante informar que a pasta de prestação de contas estará disponível na gestão do prédio. Se houver críticas ou objeções, analise-as, se houver, então adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes.

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