Prestação de Contas em condomínio
O sistema de prestação de contas exige a apresentação de relatórios, os quais contêm informações sobre as transações econômicas apresentadas em um determinado período de tempo. Esses documentos precisam conter dados detalhados sobre ativos líquidos e ativos totais, despesas e receitas. Em suma, é necessário fornecer todos os documentos originais, pois isso comprovará as despesas e receitas, garantindo assim o valor legal das contas. O dever do síndico de se reportar à assembleia de condóminos todos os anos é baseado na lei e é muito importante. Realizar um “exame de raio-X” do dinheiro do condomínio na reunião de responsabilidade, relatar as taxas cobradas como despesas diárias, fundos de reserva, fundos de engenharia e qualquer repartição, bem como as taxas usadas para cada um desses itens e mostrar a unidade tudo Se a arrecadação corresponder às despesas incorridas no período.
O síndico deve ser fazer a prestação de contas durante a assembleia geral. Isso não significa que toda a montagem e construção do processo deva ser feita por ele sozinho. Administradores de apartamentos, subsídios e até residentes podem ajudar a desenvolver este documento.
É extremamente relevante disponibilizar nessa assembleia a inadimplência existente e as certidões negativas de débitos do Condomínio, a fim de demonstrar a situação perante o INSS, FGTS, ISS, dentre outros. Necessário também reportar aos condôminos se as obrigações legais do Condomínio estão sendo atendidas, se os laudos e certificados encontram-se dentro dos prazos de vencimentos, merecendo destaque o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), laudo de SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas); laudo das instalações elétricas, laudo das instalações de gás, laudo das caixas d’agua, RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores; sistema de combate a incêndio, dedetização, seguro predial e outros.
Organizar uma apresentação que inclua todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que precisa de preparação. Existem vários documentos que devem ser recolhidos e explicados. Se estiver alugando pela primeira vez, é provável que se perca em toda essa papelada. Portanto, decidimos explicar alguns dos documentos básicos que devem ser entregues ao prestar contas para o condomínio:
Relatório de receitas
O documento é dividido em duas partes: proprietários de unidades adimplentes e inadimplentes. Neste último caso, a taxa de atraso deve ser adicionada à taxa de condomínio. Outra receita possível é o valor do aluguel de áreas comuns em condomínios.
Relatório de orçamento
O relatório de orçamento deve reexaminar o orçamento de receitas e despesas determinado no início da gestão, compará-lo com a situação concluída e analisar a diferença entre as despesas planejadas e as despesas reais.
Balancete
É um resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como dos saldos mensais e atuais. Por meio desse documento, as contas podem ser apresentadas mensalmente.
Saldo do mês atual: É a diferença entre a receita e a despesa do mês atual.
Saldo atual: é o valor total em dinheiro do condomínio. Para calcular esse valor, basta adicionar o saldo de caixa do apartamento do mês anterior ao saldo do mês atual.
Relatório de despesas
Para facilitar o entendimento, este relatório está dividido em três contas:
Fixo: folha de pagamento, contrato fixo, seguro, administração e outros itens que sempre têm um valor muito próximo do mensal;
Variável: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal
Adicional: Engenharia ou manutenção extraordinária
Porém, mais importante do que fazer o balanço, é mostrá-lo claramente aos condôminos. No início da reunião, é interessante que o síndico ou administradora distribua um relatório que contenha detalhes que serão discutidos na apresentação das contas, como uma comparação com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior. Compare a previsão com os custos reais e respetivas distorções, e explique de forma clara e simples as razões dos custos. Use a divisão de itens como funcionários, consumo, manutenção, consumíveis, etc., o que ajuda a entender. É importante informar que a pasta de prestação de contas estará disponível na gestão do prédio. Se houver críticas ou objeções, analise-as, se houver, então adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes.
Quem escolhe a administradora para o condomínio?
No condomínio, o síndico é a principal figura administrativa e é o responsável pelas ações e possíveis falhas de gestão. Porém, para um fluxo de trabalho perfeito, a ajuda é necessária e geralmente vem de uma administradora de condomínios.
É uma empresa terceirizada que realiza tarefas administrativas como: gerenciamento e pagamento de contas, cobrança de valores condominiais, preparação e envio de editais, envio de balanços aos moradores e prefeituras, gestão de funcionários e elaboração de previsões orçamentárias.
Geralmente, a administradora é responsável pela gestão dos assuntos burocráticos, enquanto o síndico cuida do dia a dia e do contato mais direto com os residentes. A administradora do condomínio lida com questões fiscais e de pessoal, faturamento etc.
Mas quem está contratando a administradora? E mais: como faço para escolher uma administradora de condomínio? Nos termos da regulamentação aplicável, compete à assembleia geral ordinária designar o síndico.
O síndico, por sua vez, pode transferir – total ou parcialmente – funções administrativas, desde que aprovado pelo conselho e salvo disposição em contrário do contrato de condomínio, o que significa que ele pode contratar a administradora mediante delegação de algumas de suas funções administrativas.
Na prática, o responsável costuma fazer orçamentos com três ou mais administradores condominiais, julgando os valores, serviços e qualidade do atendimento, decidindo a melhor relação custo-benefício.
Uma vez eleito a empresa, o síndico comunica as informações aos condôminos, que podem ou não ratificar a escolha. A escolha depende de vários fatores. Uma dica para um síndico em busca de uma opção no mercado é pesquisar e analisar com calma o máximo de detalhes possíveis. Confira algumas dicas para escolher uma boa administradora:
- pergunte sobre todos os serviços prestados;
- não se limite a considerar o preço e fique atento que as taxas estão bem abaixo do valor de mercado;
- pesquisar na Internet instruções, recomendações e referências de gerentes;
- peça referências de comerciais;
- solicite contrato social, certidões empresariais em dia (CNPJ, CND da Receita e do cartório de protestos) e informações sobre quem é o representante legal;
- Verifique qual sistema é utilizado para contratação de serviços, por exemplo, se a administradora aceita recomendações de prestadores de serviço ou utiliza apenas os serviços de profissionais pré-determinados
Depois de examinar todas essas considerações, você deve ler cuidadosamente seu contrato de serviço, incluindo questões relacionadas à rescisão e sanções. À semelhança de outros contratos, o contrato de gestão de condomínio também abrange a prestação de serviços.
Como tal, deve ser assinado pelo representante legal do condomínio: o síndico. Na qualidade de responsável pela contratação, este deve proceder ao escrutínio do contrato, certificando-se de que existe cláusula que estipule especificamente que, em caso de multas ou outras despesas decorrentes de erros decorrentes da atividade pela qual é responsável, ele é responsável por uma perda.
Também é importante que o destinatário analise se a taxa é fixa ou relacionada a uma despesa ou receita.
Além disso, quando o contrato com o administrador é rescindido, a tomada de decisão, notificação e responsabilidade recai sobre o síndico também.
Não cabe ao administrador discutir os assuntos internos do condomínio, por exemplo, se a assembleia geral autorizou o administrador a rescindir o contrato ou não.
O administrador deve, no entanto, informar a assembleia de sua decisão e providenciar outra empresa, se for o caso.
Como gerente, sempre faça o possível para evitar problemas administrativos, trabalhistas e financeiros no condomínio. Portanto, a melhor opção é contratar uma administradora em quem você possa confiar e que sempre preze a excelência.
A Lumarj Administração de Condomínios está no mercado há mais de 20 anos e é referência em gestão, prestando o melhor atendimento ao síndico. Entre em contato e conheça nossos serviços!