Por que é importante frequentar as reuniões de condomínio?
As reuniões de condomínio ou assembleias gerais são fundamentais para determinar as regras do condomínio e o orçamento anual, para planejar o trabalho, selecionar um representante e afirmar os direitos e responsabilidades de cada residente. Resumindo: quem quiser saber como será investido seu dinheiro e decidir junto com os moradores os pontos importantes de seu apartamento, deve comparecer a essas reuniões.
Aqueles que normalmente não participam correm o risco de descobrir da noite para o dia que uma mudança ou serviço com o qual eles não concordam foi aprovado, e então pode ser muito tarde para mudar essa decisão.
Ao se deparar com argumentos como “Em última análise, quem decide tudo é o síndico”, o morador deve lembrar que, ao contrário do que muitos pensam, o síndico não toma a decisão sozinho e tem os mesmos direitos e obrigações de qualquer outro membro do o condomínio. Ele é apenas responsável por implementar as decisões dos habitantes deste lugar. Essas decisões, inclusive as relativas às eleições e ao mandato, são tomadas em reuniões. Esta posição apenas torna mais estreita a coordenação e monitoramento do que está acontecendo. Mesmo que o seu síndico esteja fazendo um bom trabalho e você esteja satisfeito com as normas e serviços oferecidos no seu condomínio, ir às reuniões é importante.
Uma dúvida comum diz respeito aos inadimplentes. Afinal, eles podem ou não ir às reuniões? Nos termos do Art. 1.335 do Código Civil, ele não pode participar nas reuniões da associação habitacional. Portanto, não vota nem acompanha as assembleias até que as dívidas sejam liquidadas.
Outro argumento frequentemente debatido é que “as reuniões de condomínio são apenas para uma briga que não levará a lugar nenhum”. Para evitar que isso aconteça, use as dicas a seguir. Graças a elas, as reuniões serão mais efetivas e objetivas:
Fazer uma agenda para a reunião:
Escreva todos os tópicos que serão discutidos no momento determinado, em ordem de importância. A pré-definição dos assuntos mais urgentes permite gerir a reunião de forma prática e objetiva, sem grandes atrasos. É importante que os inquilinos tenham acesso à pauta para chegar preparados para a assembleia.
Usar um meio digital para chamar os proprietários das unidades:
Às vezes, a falta de interesse dos proprietários das unidades não é a única razão pela qual as salas de conferência estão vazias. Também ocorrem falhas frequentes na interação e no envio de mensagens. Além do clássico quadro de avisos, você pode contar com o suporte de ferramentas inovadoras para convocar reuniões e aumentar a interação entre o gerente e os residentes. É importante tornar sua reunião (e programa) públicos com pelo menos uma semana de antecedência.
Definir a mesa do mediador:
Os residentes selecionados para participar da mesa do mediador serão os responsáveis pela condução da reunião. Geralmente a mesa é composta por um presidente e um secretário (responsável por fazer anotações sobre as atas e auxiliar na condução quando necessário). Vale lembrar que nem sempre o gerente é o presidente, vai depender da convenção de cada apartamento / administrador. Eles vão cuidar da organização do debate, bem como controlar possíveis conflitos e medir os tempos em que houver muitas interrupções e desvios de assuntos.
Manter o controle do tempo:
Controlar o tempo de fala de cada participante garantirá que a reunião não continue ou fique “fora do caminho”. Quando as questões estão fora da pauta, o papel da mesa de mediação é trazer as questões principais para o primeiro plano e reabrir os tópicos.
Organizar ‘reunião por reunião’:
As questões das reuniões precisam ser consideradas na vida diária do condomínio. Portanto, esse “posicionamento” é fundamental para que o gestor formalize todas as questões levantadas (com decisões e encaminhamentos) no cadastro condominial ou outro documento oficial.
Utilizando essas dicas, as assembleias gerais com certeza se tornarão mais dinâmicas e atrativas para todos os condôminos.
Economia de água em condomínios
Hoje, não faltam tecnologias e outros aparelhos que ajudem a reduzir o consumo de água em um condomínio. O uso desses aparelhos, no entanto, deve estar intimamente relacionado à adoção de procedimentos de economia de água, como não tomar banhos demorados, usar a máquina de lavar em plena capacidade, etc.
De acordo com relatório de 2015 da Organização das Nações Unidas (ONU), a escassez de água atingirá em 2050 dois terços da população mundial. Os brasileiros consomem em média pouco mais de 163 litros de água por dia, 53 litros a mais do que o relatado pelas Nações Unidas, o suficiente para atender às necessidades básicas de uma pessoa.
Muitas são as medidas de economia de água simples em um condomínio. Elas incluem racionalização dos recursos hídricos, campanhas de conscientização, controle de vazamentos, instalação de cronômetros, reuso de água e muito mais. Uma cultura de conscientização sobre o consumo de água precisa ser amplamente disseminada.
Controle de Vazamentos
Como é possível economizar água em um condomínio sem controle de vazamentos? A melhor medida preventiva para economizar água é verificar periodicamente todas as válvulas e torneiras do prédio. Eles podem ser responsáveis pela maior parte do desperdício de água, especialmente se não puderem ser identificados à primeira vista. Então, a cada seis meses a medida tem que ser posta em pauta e colocada em votação na assembleia. O oficial de condicional ou zelador pode conduzir inspeções periódicas para verificar a estanqueidade.
No entanto, contar com o suporte técnico pode tornar esse trabalho ainda mais fácil. Durante a fiscalização, o técnico determinará se não há vazamentos de água por vazamentos e se precisam ser reparados individualmente pelo condomínio ou por pessoas físicas. Se o problema for causado pelo uso indevido do equipamento, o proprietário do equipamento arca com os custos. Esse procedimento de triagem pode reduzir as contas de água do condomínio em até 20%.
Água de reuso
O reaproveitamento da água é uma excelente opção para economizar recursos em seu condomínio. Além da água da chuva, é possível reaproveitar a água cinza que vem de banheiras, máquinas de lavar e pias de banheiros. Além de uma solução sustentável para a conservação dos recursos ambientais, também economiza na conta de água no final do mês e garante a segurança dos moradores em caso de crise hídrica.
Dependendo do desempenho do seu sistema, você pode economizar até 50% na conta de água. A água de reuso pode conter sujeira, óleo, sabonetes químicos, por isso pode ser necessário tratá-la e seu uso deve ser limitado a atividades que não requeiram água potável. A implantação de uma pequena estação de tratamento de água para uso “nobre” (banheiras e pias) para ser reaproveitada para fins “menos nobres”, como descargas, lavagem de pisos e outros. No Brasil, o sistema é amplamente utilizado na indústria e começa a ser utilizado em novos condomínios.
Tecnologia
Use a tecnologia a seu favor. Hoje existem aparelhos que ajudam a evitar o desperdício. Reguladores de pressão e temporizadores podem ser instalados em torneiras e chuveiros para reduzir o consumo de água, tanto nas unidades quanto nas áreas comuns. A tecnologia também possibilita a lavagem a seco de veículos, tornando-se uma alternativa sustentável para evitar o desperdício de água nos veículos. Desta forma, é possível realizar a lavagem com muito pouca ou nenhuma água.
Procure ferramentas inteligentes que ajudem a reduzir despesas condominiais e o consumo de água, como torneiras inteligentes, irrigadores temporizados, vasos sanitários mais modernos etc. Esses dispositivos podem ser sofisticados como torneiras automáticas ou leitores fotoelétricos, ou simples como grades de ferro. a água. As despesas têm retorno garantido, pois a economia começa assim que são instaladas.
Individualização dos hidrômetros
Esta é a principal medida para economizar água em condomínio. Uma vez que cada um paga o que consome em sua unidade, esse é o maior fator de motivação para uma diminuição no uso da água. No sistema tradicional, o condomínio divide o gasto total de água entre os moradores.
O custo do investimento na individualização dos hidrômetros vem caindo nos últimos anos. Vale a pena fazer um orçamento para o seu condomínio e calcular em quanto tempo haverá um retorno do investimento.
Estas são dicas e informações para ajudar você a criar um condomínio mais sustentável e também economizar recursos financeiros no processo. O que está esperando para começar a tornar isso uma realidade?
Prestação de Contas em condomínio
O sistema de prestação de contas exige a apresentação de relatórios, os quais contêm informações sobre as transações econômicas apresentadas em um determinado período de tempo. Esses documentos precisam conter dados detalhados sobre ativos líquidos e ativos totais, despesas e receitas. Em suma, é necessário fornecer todos os documentos originais, pois isso comprovará as despesas e receitas, garantindo assim o valor legal das contas. O dever do síndico de se reportar à assembleia de condóminos todos os anos é baseado na lei e é muito importante. Realizar um “exame de raio-X” do dinheiro do condomínio na reunião de responsabilidade, relatar as taxas cobradas como despesas diárias, fundos de reserva, fundos de engenharia e qualquer repartição, bem como as taxas usadas para cada um desses itens e mostrar a unidade tudo Se a arrecadação corresponder às despesas incorridas no período.
O síndico deve ser fazer a prestação de contas durante a assembleia geral. Isso não significa que toda a montagem e construção do processo deva ser feita por ele sozinho. Administradores de apartamentos, subsídios e até residentes podem ajudar a desenvolver este documento.
É extremamente relevante disponibilizar nessa assembleia a inadimplência existente e as certidões negativas de débitos do Condomínio, a fim de demonstrar a situação perante o INSS, FGTS, ISS, dentre outros. Necessário também reportar aos condôminos se as obrigações legais do Condomínio estão sendo atendidas, se os laudos e certificados encontram-se dentro dos prazos de vencimentos, merecendo destaque o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), laudo de SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas); laudo das instalações elétricas, laudo das instalações de gás, laudo das caixas d’agua, RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores; sistema de combate a incêndio, dedetização, seguro predial e outros.
Organizar uma apresentação que inclua todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que precisa de preparação. Existem vários documentos que devem ser recolhidos e explicados. Se estiver alugando pela primeira vez, é provável que se perca em toda essa papelada. Portanto, decidimos explicar alguns dos documentos básicos que devem ser entregues ao prestar contas para o condomínio:
Relatório de receitas
O documento é dividido em duas partes: proprietários de unidades adimplentes e inadimplentes. Neste último caso, a taxa de atraso deve ser adicionada à taxa de condomínio. Outra receita possível é o valor do aluguel de áreas comuns em condomínios.
Relatório de orçamento
O relatório de orçamento deve reexaminar o orçamento de receitas e despesas determinado no início da gestão, compará-lo com a situação concluída e analisar a diferença entre as despesas planejadas e as despesas reais.
Balancete
É um resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como dos saldos mensais e atuais. Por meio desse documento, as contas podem ser apresentadas mensalmente.
Saldo do mês atual: É a diferença entre a receita e a despesa do mês atual.
Saldo atual: é o valor total em dinheiro do condomínio. Para calcular esse valor, basta adicionar o saldo de caixa do apartamento do mês anterior ao saldo do mês atual.
Relatório de despesas
Para facilitar o entendimento, este relatório está dividido em três contas:
Fixo: folha de pagamento, contrato fixo, seguro, administração e outros itens que sempre têm um valor muito próximo do mensal;
Variável: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal
Adicional: Engenharia ou manutenção extraordinária
Porém, mais importante do que fazer o balanço, é mostrá-lo claramente aos condôminos. No início da reunião, é interessante que o síndico ou administradora distribua um relatório que contenha detalhes que serão discutidos na apresentação das contas, como uma comparação com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior. Compare a previsão com os custos reais e respetivas distorções, e explique de forma clara e simples as razões dos custos. Use a divisão de itens como funcionários, consumo, manutenção, consumíveis, etc., o que ajuda a entender. É importante informar que a pasta de prestação de contas estará disponível na gestão do prédio. Se houver críticas ou objeções, analise-as, se houver, então adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes.
Quem escolhe a administradora para o condomínio?
No condomínio, o síndico é a principal figura administrativa e é o responsável pelas ações e possíveis falhas de gestão. Porém, para um fluxo de trabalho perfeito, a ajuda é necessária e geralmente vem de uma administradora de condomínios.
É uma empresa terceirizada que realiza tarefas administrativas como: gerenciamento e pagamento de contas, cobrança de valores condominiais, preparação e envio de editais, envio de balanços aos moradores e prefeituras, gestão de funcionários e elaboração de previsões orçamentárias.
Geralmente, a administradora é responsável pela gestão dos assuntos burocráticos, enquanto o síndico cuida do dia a dia e do contato mais direto com os residentes. A administradora do condomínio lida com questões fiscais e de pessoal, faturamento etc.
Mas quem está contratando a administradora? E mais: como faço para escolher uma administradora de condomínio? Nos termos da regulamentação aplicável, compete à assembleia geral ordinária designar o síndico.
O síndico, por sua vez, pode transferir – total ou parcialmente – funções administrativas, desde que aprovado pelo conselho e salvo disposição em contrário do contrato de condomínio, o que significa que ele pode contratar a administradora mediante delegação de algumas de suas funções administrativas.
Na prática, o responsável costuma fazer orçamentos com três ou mais administradores condominiais, julgando os valores, serviços e qualidade do atendimento, decidindo a melhor relação custo-benefício.
Uma vez eleito a empresa, o síndico comunica as informações aos condôminos, que podem ou não ratificar a escolha. A escolha depende de vários fatores. Uma dica para um síndico em busca de uma opção no mercado é pesquisar e analisar com calma o máximo de detalhes possíveis. Confira algumas dicas para escolher uma boa administradora:
- pergunte sobre todos os serviços prestados;
- não se limite a considerar o preço e fique atento que as taxas estão bem abaixo do valor de mercado;
- pesquisar na Internet instruções, recomendações e referências de gerentes;
- peça referências de comerciais;
- solicite contrato social, certidões empresariais em dia (CNPJ, CND da Receita e do cartório de protestos) e informações sobre quem é o representante legal;
- Verifique qual sistema é utilizado para contratação de serviços, por exemplo, se a administradora aceita recomendações de prestadores de serviço ou utiliza apenas os serviços de profissionais pré-determinados
Depois de examinar todas essas considerações, você deve ler cuidadosamente seu contrato de serviço, incluindo questões relacionadas à rescisão e sanções. À semelhança de outros contratos, o contrato de gestão de condomínio também abrange a prestação de serviços.
Como tal, deve ser assinado pelo representante legal do condomínio: o síndico. Na qualidade de responsável pela contratação, este deve proceder ao escrutínio do contrato, certificando-se de que existe cláusula que estipule especificamente que, em caso de multas ou outras despesas decorrentes de erros decorrentes da atividade pela qual é responsável, ele é responsável por uma perda.
Também é importante que o destinatário analise se a taxa é fixa ou relacionada a uma despesa ou receita.
Além disso, quando o contrato com o administrador é rescindido, a tomada de decisão, notificação e responsabilidade recai sobre o síndico também.
Não cabe ao administrador discutir os assuntos internos do condomínio, por exemplo, se a assembleia geral autorizou o administrador a rescindir o contrato ou não.
O administrador deve, no entanto, informar a assembleia de sua decisão e providenciar outra empresa, se for o caso.
Como gerente, sempre faça o possível para evitar problemas administrativos, trabalhistas e financeiros no condomínio. Portanto, a melhor opção é contratar uma administradora em quem você possa confiar e que sempre preze a excelência.
A Lumarj Administração de Condomínios está no mercado há mais de 20 anos e é referência em gestão, prestando o melhor atendimento ao síndico. Entre em contato e conheça nossos serviços!
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